¿Qué tienen de especial los proyectos?

Podríamos empezar con una definición y con unas características. Lo cierto es que, para llegar a lo anterior, habrá que entender el por qué. La empresas tienen que mantener su ventaja competitiva a lo largo del tiempo. Quieren o seguir con su cuota de mercado o mejorarla. No puede dejar de sentirse presionada por la competencia o por el resto de fuerzas que operan en el mercado.

Un clásico

Esa competencia opera tanto dentro del sector en el que vive como en el entorno económico dónde se encuentra la empresa. Un clásico para mostrar esta situación es Porter. Primero en su cadena de valor y luego en la descripción que hace de las 5 fuerzas que presionan a la empresa. Para poder competir, pues, se necesita tener un valor dentro del sector y este se consigue aplicando lo que Porter llama estrategias genéricas.

Dejo al lector el placer de ponerse al día con estas visiones tan acertadas aunque limitadas porque ya no es tiempo de competir hasta la muerte. La ventaja competitiva ya no es lo que hay que mantener, como veremos enseguida.

La posición actual de las empresas: haz el amor y no la guerra

Me gusta citar aquí la opinión de Arnoldo C. Hax (Massachusetts Institute of Technology (MIT), Sloan School of Management) títulado Achieving the Potentials of Your Organization — How to Overcome the Dangers of Commoditization. A pesar de lo largo que parece, es un paper corto y muy interesante. Las premisas del trabajo con especialmente claras para entender el estado actual de la gestión (presión) de los proyectos.

La situación actual

Hax viene a decir que, primero, la situación actual de la competencia en cada sector cada vez más feroz y, segundo, las inversiones en hardware y software intensas pero difíciles de ver en su retorno, son los dos vectores de una tormenta perfecta. Esto hace que sea cada vez más importante la gestión eficaz de la estrategia dentro de cada empresa.

Pero a la vez, prosigue, es evidente que las empresas se sientes inseguras, no saben cómo captar la esencia del negocio, como transmitir el entusiasmo hacia dentro y hacia fuera de la empresa.

Si a esto le añadimos la red, Internet, como foco principal de cualquier estrategia, conseguimos que esa incertidumbre sea aún más visible.

Las recomendaciones

Tradicionalmente la estrategia se entiende como una guerra a muerte con los competidores, lo que se busca es imitarlos para dar lo mismo pero a mejor calidad. Esto genera que todos den lo mismo, una igualdad en los productos y servicios, careciendo del valor añadido esperado en pura competencia. Esto provoca la mercantilización de toda la empresa y de todo el mercado.

Soluciones

La empresa tiene que crear un marco de colaboración con todos los que se unen para crear el producto o servicio: empresa extensa desde los proveedores, cooperantes y clientes. La empresa tiene que creer que ese último eslabón es el fundamental y las nuevas tecnologías permiten una personalización jamás vista. Además, dejar de mercantilizar la empresa es buscar a los mejores talentos y retenerlos. Se trata de establecer una estrecha colaboración entre la empresa y sus socios, para conseguir una relación estrecha con los clientes para retenerlos, saliendo de la comoditización en que se puede caer.

En este sentido, Hax nos propone el Modelo Delta para la búsqueda de la posición estratégica de cada empresa.

  1. El centro es el cliente
  2. No se gana haciendo perder a la competencia sino fidelizando a los clientes
  3. Haz el amor y no la guerra: colaborar con los socios.
  4. Una mentalidad centrada en producto es restricción; abrir su mentalidad para incluir a los clientes, los proveedores y las complementors
  5. Intentar comprender al cliente uno por uno.

Vamos de clásico en clásico para entender que la gestión de proyectos puede entenderse como referido a posiciones clásicas a lo Porter o clásicas a lo Hax. Los proyectos tienen su origen en moverse rápidamente hacía lo necesario para mejorar la posición en el mercado y con el cliente. Así que habrá proyectos para:

  • Aumentar los ingresos (P): un nuevo producto, por ejemplo. • Mejorar la rentabilidad (P): mejora de procesos, por ejemplo. • Aumentar la cuota de mercado (P): un nuevo producto. • Reducir los precios para mantener su competitividad (P): reduciendo costes y mantener la cuota de mercado. • Reducir los costos (P): mejorar el margen internamente, por ejemplo, mejorando procesos. • Reducir el tiempo de comercialización (H): responder mejor a los clientes en la personalización, por ejemplo. • Aumentar la satisfacción del cliente (H): personalizaciones, por ejemplo. • Aumentar la calidad de los productos y / o seguridad (H): mejora de ciertos procesos, por ejemplo • Reducir los residuos: por imperativo legal o RSC. • Satisfacer las regulaciones • Aumentar la productividad (P): Mejorar ciertos procesos o las formas de trabajo, por ejemplo.

Definición de proyecto

Ahora podemos entender mejor como podemos definir los proyectos. Ante la responsabilidad de colaborar en conseguir objetivos del negocio, cada vez más difíciles de determinar y con un grado elevado de incertidumbre, los proyectos, por tanto:

  • Son únicos. Tienen que conseguir algo concreto, la entrega concreta de algo a alguien. Algo único porque no existía antes y algo único cuando se crea y entrega.
  • Tienen objetivos claros y precisos. Medidos hasta el detalle, como jamás se ha elaborado, ya que involucran a todos los proveedores, socios y, sobre todo, clientes.
  • Tienen un comienzo y fin determinado. Son excepcionales. Pretenden controlar la incertidumbre futura para convertirla en la certeza de un éxito buscado. No en las ventas o en la mejora buscada. Eso es justo tras la entrega. Se trata de tener un comienzo cierto y un final igual de claro porque se trata de introducir algo nuevo en unas circunstancias concretas de espacio y tiempo.
  • Sometidos a un presupuesto. Dotado de medios concretos, escasos, medidos, y colmados de la incertidumbre del riesgo.

Un proyecto es una novedad, algo que ni existía, que tiene que aparecer en un momento concreto, futuro, y, por tanto, sometido a esa incertidumbre sobre su éxito (no somos adivinos) y, por tanto, necesitado de una metodología concreta que sepa dominar esa incertidumbre. Esto se hace anticipando esa incertidumbre con la planificación y sometiendo a la ejecución del proyecto a un exhaustivo control.

Los proyectos, por tanto, ejecutan necesidades estratégicas de la empresa y necesitan una metodología propia por su carácter novedoso, único, incierto y limitado en recursos.

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